Los 10 errores comunes que todo productor escénico debe evitar
Aunque cada producción es distinta, existen algunos puntos en común. En mi experiencia como productora he visto cómo repetimos algunos patrones que a veces determinan el éxito o fracaso del proceso o incluso, del resultado final. Aquí 10 errores comunes que podemos evitar siguiendo unos sencillos consejos.
1. No conocer a tus públicos
Así como existen diferentes productos artísticos, existen diferentes públicos para todos ellos. La responsabilidad de conocer a su público es de los propios artistas. No basta con categorizar por rango de edad, es importante saber lo más posible sobre las personas que asisten a ver nuestro trabajo: lugar de origen, escolaridad, intereses, motivos de su visita, inversión en el boleto, medio de transporte, opinión en general, etc. Las compañías que fomentan una relación estrecha con los espectadores, desarrollan mayor cantidad de público y encuentran medios de retroalimentación con el mismo.
2. Utilizar la misma estrategia de difusión para todo
Aunque parezca que si pagamos por volumen las impresiones de flyers y carteles y hacemos un evento en Facebook tendremos mayor exposición, lo cierto es que es mejor hacer un diseño estratégico de la difusión de una obra o concierto y llegar a las personas adecuadas, que llegar a más personas que probablemente no asistirán a nuestro evento. Retomando el punto anterior, si conocemos nuestros públicos, sabemos dónde buscan sus opciones de oferta cultural, cuándo deciden salir y cuánto están dispuestos a gastar. La difusión debe cumplir con varios objetivos: tener presencia en la actividad cultural de la región, generar menciones en medios de comunicación para futuras gestiones de los proyectos, convocar públicos específicos, abrir canales de comunicación y fortalecer la imagen del artista. Una buena estrategia desarrolla distintos medios para cada objetivo.
3. No escuchar a tu equipo de trabajo
Es importante estar abiertos a los comentarios de las personas que integran nuestro equipo. A veces por la presión del tiempo y el ritmo acelerado, dejas pasar opiniones sin prestarles mayor atención. Y probablemente la personas que trabajan con nosotros no se sienten con la plena confianza de insistir en ciertos temas. Aunque sea difícil en la vorágine de una producción en marcha, los productores y directores deben tener la sensibilidad de detectar puntos de atención que otros nos quieren hacer ver. Si no se nos da naturalmente, lo que podemos hacer es establecer varios momentos de evaluación a lo largo de todo el proceso. Establecer una metodología bien planteada, que permita que todos se sientan libres de dar su opinión y que al mismo tiempo, sea eficiente y concreta en tiempo y forma, para que no se sienta como una obligación sin mucho sentido para los demás.
4. Siempre escuchar a tu equipo de trabajo
Aunque parezca contradictorio, no lo es. La clave está en mantener un equilibrio entre dar espacios de autocrítica al equipo de producción, y también saber cuándo necesitamos seguir nuestro instinto. Las personas esperan que el productor sepa lo que está haciendo, y si hay mucha duda, o la dirección del proyecto cambia a cada momento, se alimenta la desconfianza y por lo tanto, la falta de compromiso del equipo. Este equilibrio se logra solo con la experiencia. Poco a poco comienzas a desarrollar un sentido común, que te permite detectar cuándo considerar las opiniones enteras, y cuándo es mejor dejarlas pasar. La persona que tiene el panorama completo de la producción, es el productor, y por lo tanto, es quien debe evaluar las sugerencias antes de tomar una decisión.
5. No presentar un organigrama
Aún cuando son equipo de trabajo que tienen mucho tiempo juntos, el organigrama es básico para entender el flujo de la comunicación y de la toma de decisiones. Por lo tanto, debe estar presente durante todo el proceso. Una buena opción sería imprimirlo y ponerlo a la vista en la oficina principal de trabajo colaborativo. Si las personas son las mismas que en el proyecto anterior, no está de más tomarse unos minutos para reiterar el organigrama. Pero si se incluye algún nuevo integrante, esto resulta básico y es importante dar tiempo para explicar cada área, cómo trabajan y aclarar las posibles dudas. Asumir que el organigrama es evidente y que todos lo entienden es un grave error. Incluso he detectado que en proyectos artísticos que tienen años, las personas aún dudan sobre cuál es su papel, sus responsabilidades o con quién deben dirigirse ante ciertas circunstancias.
6. Confundir ser directivo con ser impositivo
Como la figura del productor es poco clara para muchas personas, dentro de un mismo equipo hay quienes la entienden de forma distinta. Evidentemente el productor o productora necesitan tener habilidades directivas y liderazgo, pero estas deben estar al servicio del trabajo en común. No todo se debe consensar, pero sí explicar las razones por las que se toman las decisiones y dar la palabra a quienes la pidan. El trato respetuoso y la cordialidad no son signos de debilidad sino de humanidad. Dar instrucciones y no ordenar. El ambiente de trabajo es vital para la productividad. No necesariamente hacerlo rápido es hacerlo mejor. Así, cuando surja algún problema (que siempre los hay), todos estarán dispuestos a ayudar a resolverlo.
7. No comunicar
La comunicación es la clave. En todas las producciones hay cambios de planes, momentos tensos, dificultades, pero el error es no comunicarlos. El productor debería convocar al equipo antes de iniciar una producción, y juntos establecer las vías adecuadas y los códigos de la comunicación entre todos. Aún cuando parezca demasiado, encuentro más efectivo que todos confirmen de enterados ante algún mensaje que va dirigido a una sola persona, que no saber si recibieron la información. Además a veces pensamos que cierto tema sólo compete a unos cuantos, pero no necesariamente tenemos la percepción total de cómo un cosa puede afectar a otros. Por lo tanto es preferible que todos lo sepan, y que cada uno valore su nivel de intervención. Si algo no queda claro, expresar las dudas, y si todo marcha bien, también decirlo.
8. Asumir que todos saben lo que deben hacer
Aún cuando un equipo ya tiene tiempo trabajando junto, o cuando las personas poseen mucha experiencia en un campo, no es buena idea asumir que ya saben lo que se espera de ellos. Vale la pena repasarlo en cada inicio de proyecto, aprovechar para retomar puntos importantes y dar a conocer flujos de trabajo en general.
9. Presentar presupuestos por debajo o por encima de los costos reales
En los procesos de gestión de un proyecto escénico, es necesario presentar presupuestos prácticamente cada vez que se solicita cualquier tipo de apoyo. Se suele pensar que si es más barato, es más susceptible de recibir dichos financiamientos. O por el contrario, se piensa que si se infla el presupuesto se pueden luego costear gastos extra. Esto es un error. Si quien evalúa el proyecto conoce los precios del mercado, detectará este punto y asumirá que quien lo presenta no sabe hacer su trabajo. Por otro lado, si bajamos los montos, estaremos devaluando el trabajo de nuestro equipo, y cuando surjan nuevas oportunidades, el punto de partida para negociar pagos será ese.
10. No programar periodos de cierre y evaluación
Los productores nos volvemos expertos en calendarios. Son una gran herramienta y ayudan a llevar orden en el proceso de producción. Aún así muchas veces se dejan fuera los tiempos de post-producción, que en la escena equivalen a periodos de entrega de informes, cierres administrativos, archivo y evaluaciones. Esto puede ser un trabajo largo, que requiere de al menos un par de semanas. Las personas que se integran a un proyecto deben saber que se requiere de esos tiempos, además de que en cada área, pueden ir colectando las evidencias y datos que se requerirán para ese momento.
